La Fundación Quijote para el Transporte, como entidad de apoyo al fomento del cooperativismo del transporte, se ha propuesto abordar el reto de la digitalización integral de forma colectiva de todos los procesos de gestión de las cooperativas de transporte a las que la Fundación presta sus servicios.

Para ello al amparo de la Orden de 5 de diciembre de 2023 del Ministerio de Trabajo y Economía Social por la que se convocan las ayudas para el Plan Integral de Impulso a la Economía Social para la Generación de un Tejido Económico, Inclusivo y Sostenible, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PERTE de la Economía Social y los Cuidados), ha presentado el proyecto denominado TRACO TECH de gestión telemática a través de una plataforma tecnológica de desarrollo propio de la Fundación para facilitar la gestión comercial y facturación tanto de las cooperativas con sus clientes como internamente con sus socios cooperativistas, para optimizar y automatizar la gestión interna y de la actividad comercial y económica de las cooperativas de transporte.

La implantación de la plataforma permitirá optimizar y automatizar la gestión interna de las Cooperativas de Transporte y su relación con proveedores y clientes, con el objetivo de que los diferentes usuarios del software puedan realizar de una forma rápida, sencilla y segura la creación, modificación y borrado de los datos relativos a la actividad generada tanto por la Cooperativa (información general, datos de contacto, información sobre los vehículos, repositorio documental, facturación, control de pagos, previsiones de cobro, cuotas pendientes, gestión de tacógrafo digitales, control de artículos …), como por sus socios cooperativistas (acceso a comercio electrónico, lo que conllevará la creación de facturas de venta de forma directa, consulta de documentos de venta generados con anterioridad, y gestión de los cobros de las mismas, entre otros).

Además en relación al cumplimiento de la legislación en materia de tiempos de conducción y descanso en el sector del transporte por carretera, regulado por el Reglamento europeo 561/2006 y por la Ley 16/1987 de Ordenación de los Transportes Terrestres, cuyos parámetros son registrados en los aparatos tacógrafos que van a bordo de los vehículos de transporte, tanto el socio cooperativista como la propia cooperativa podrán acceder al sistema para gestionar de forma segura, visualizar, sacar informes de infracciones, informes de actividades diarias, informes de tiempos de conducción y descanso, etc. de todas las descargas de las tarjetas de conductor y de tacógrafo que tiene almacenadas en el sistema.

Adicionalmente tanto el cooperativista usuario como la propia cooperativa contarán con un repositorio documental electrónico el cual es bidireccional, es decir, la cooperativa podrá almacenar ficheros electrónicos en el repositorio documental y compartirlos con uno o varios cooperativistas usuarios con el fin de agilizar trámites y que en todo momento esos documentos sean accesibles desde cualquier lugar remoto y desde cualquier dispositivo. Del mismo modo el cooperativista usuario contará con su propio repositorio documental (o Banco virtual) donde almacenar todos los documentos electrónicos referentes a la gestión de su actividad profesional que considere oportunos pudiendo clasificarlos en: “Documentos de empresa, Facturas de gastos, Facturas de ingresos, Fiscal, Jurídico y Sanciones, Laboral, Otros documentos, Prevención, Seguros, Trámites”. Y pudiendo en todo momento compartirlos con otros usuarios en particular con la cooperativa a la que pertenece para una mayor rapidez en la gestión de trámites.

A continuación, se expone de forma detallada los diversos módulos de que se compondrá la Plataforma Tecnológica de Gestión TRACO TECH, la cual se desarrollará en las 2 fases para su desarrollo e implementación:

1ª FASE: Marzo a Diciembre 2024. Consistirá en el desarrollo de la Plataforma Digital y la implementación del siguiente módulo:

CLOUD-HÍBRIDO:

• a) Configuración previa de los sistemas informáticos y servidores de datos de para la nube privada.
• b) Configuración previa con el operador para el establecimiento de conexión con la nube pública y configuración del protocolo VPN de interconexión.
• c) Fase de pruebas de recuperación en caso de desastre e interrupción del servicio.

BANCOTRANS:

• a) Gestión integral de socios de la cooperativa: altas y bajas, vehículos, autorizaciones de transporte y otros.
• b) Banco virtual para almacenaje y custodia de la documentación del socio cooperativista.
• c) Control de documentos digitalizados con la opción de vincular caducidades o vencimientos e intercambio documental con el socio cooperativista.
• d) Generación de avisos programados vía e-mail a socio y cooperativa con las actualizaciones.
• e) Ejecución de campañas con los asociados.

2ª FASE: Enero a Junio 2025. Consistirá en la implementación de nuevos módulos de gestión avanzados en la Plataforma Tecnológica:

FACTURATRANS:

Como aspectos importantes del mismo podemos significar:

• a) Intranet del socio con block para la elaboración, emisión y gestión de las facturas a nombre de la cooperativa por sus servicios de transporte a los clientes cargadores. La propia cooperativa puede generar dichas facturas por los servicios de sus socios a sus clientes cargadores.
• b) Facilitar las liquidaciones mensuales con los socios.
• c) Gestión de cartas de porte o CMR asociados a cada factura.
• d) Posibilidad de exportar las facturas a aplicaciones informáticas.

TACOGRAFO DIGITAL:

• a) Aplicación adaptada a las necesidades de las cooperativas
• b) Cada cooperativa, así como sus socios pueden acceder con cuenta de usuario a la aplicación y gestionar sus datos, así como subir los ficheros a la plataforma o descargarlos en local.
• c) Dar un detalle de los tiempos de trabajo efectivo de los conductores.
• d) Disponer de un módulo de infracciones que alerta de los posibles incumplimientos de los Reglamentos comunitarios.
• e) Poder visualizar jornada a jornada de todos, la información alojada en los ficheros de conductores y vehículos.